הדפסה
|
הגברת אפקטיביות מיון ושילוב מוצלח בתפקיד ד"ר טוביה רינדה - ייעוץ עסקי
| |
|
בשנים האחרונות גבר מאוד השימוש בחברות מיון והשמה כאפיק דרכו מנסים לאתר ולמיין את המועמדים המתאימים לקליטה לחברות לסוגיהן. מציאות זאת יצרה תהליך בו משתתפת שרשרת של גורמים כשמידת התאום והסינכרון בפעילותם , ותפיסת התפקוד שלהם הופכים להיות מרכיב קריטי בסיכוי להגביר את הצלחת המיון והשילוב.
הפנייה לחברות מיון והשמה מהווה אפיק פעילות נוח למערכי כוח האדם בעיקר סביב העובדות הבאות :
1. המסה הכמותית של פונים עוברת מיון ראשוני ולפעמים אף משני בחברת ההשמה / מיון.
2. רפרנט/ית כוח האדם נמצא/ת בעמדה רגשית ותפקודית נוחה של לקוח הבא בדרישה – במקום להימצא במצב של ספק תשובות המביא את הפתרון.
3. במקרה כשל במיון, קל מאוד לפנות לחברת המיון וההשמה ולדרוש מועמד חלופי כאשר האחריות לכשל אינה מוטלת במלאה על הרפרנט הפנים ארגוני ו/או מערך כוח האדם.
אולם, בנוסף למרכיבי הנוחיות והאחריות, מופיעה באופן חוזר ונשנה שאלת יכולתה של שרשרת הגורמים לספק מיון אפקטיבי והתשובה לכך תלויה בעיקר בשני מרכיבים:
1. מידת התאום ועומק התובנה של הצרכים בכל מרכיבי התהליך.
2. מידת המקצועיות בהגדרת הצרכים בתחילת התהליך – ומידת היכולת לספק מענה לצרכים בסופו של תהליך .
כשמשוחחים בפתיחות עם אנשי מערכי כוח אדם ועם אנשי חברות המיון וההשמה מקבלים תמונת מציאות שמאפייניה הם :
1. בדרך כלל מדובר בקליטה למספר תפקידים באותה עת .
2. קיימת ציפייה של הארגון לתשובות מהירות ככל האפשר.
3. הפעילות במערכי כוח האדם היא פעילות "נוסף על השוטף" למעט מערכות גדולות מאוד בהן יש יחידה וכוח אדם מיועד לעבודת המיון והקליטה.
התוצאה האופיינית היא ניסיון להביא תוצאות מהירות תחת עומס ולחץ ותוך הקטנת מודעות ורגישות לעיוותים וכשלי תאום בין חלקי השרשרת- מה שהביא בהכרח לפגיעה באיכות המיון.
גורמי הכשל העיקריים והאופייניים אותם ניתן למנוע הם :
גורמי הכשל מוצגים מול השלב האופייני בו הם מתבצעים אולם, חשוב לזכור כי מדובר בכשל שעובר גם לשלבים הבאים בתהליך. כשל שאינו ניתן לתיקון בדיעבד ומאלץ חזרה מתוקנת על התהליך .
1. קליטת דרישת האיוש
* האם מתבצע ניתוח עיסוק עדכני, ניתוח עיסוק הלוקח בחשבון את האופי העתידי של העיסוק ? או , כפי שקורה במקרים רבים , סומכים על המנהל המזמין שיגדיר את דרישותיו כשכלל לא בטוח שהוא יודע לעשות זאת בשפה והמושגים השגורים במשאבי אנוש והגורם הממיין.
* העדר הכרות מספקת של רפרנט כוח האדם עם אופי היחידה , לחצי התפקיד, הכישורים הקריטיים- הכרות שתדע לאפיין צרכים התנהגותיים, חברתיים בנוסף לכישורים המקצועיים.
* חוסר הגדרה מספקת של מיומנות מוטורית (מוח עין יד) וכשורים גופניים הנדרשים בתפקידי בצוע , כאשר במקרים רבים מבצעים "פשרה" על ידי הגדרת השכלה/רישוי/תיעוד נדרש. הגדרה שאינה טובה מספיק לצורך המיון.
* בהעדר יכולת הגדרה קובעים תנאי סף של "ניסיון" –שלא בהכרח מכיל את תמהיל הכישורים הנדרשים. (משתנה מתווך המקטין או מונע את המאמץ המתבקש לבדוק התאמת כישורים).
* העדר ניתוח עיסוק לחלקים הניהוליים של תפקיד המשלימים את המרכיב המקצועי.
* הסתמכות על תאור תפקיד (בד"כ אין ניתוחי עיסוקים ) לא בהכרח עדכני ו/או של תפקיד הנתפס (ולא תמיד בצדק) כדומה או זהה.
* העדר הגדרת מטרות בין שני קצוות רצף :
1. קליטה לתפקיד מסוים ומוגדר.
2. קליטה למסלול התפתחות כשניבוי ההצלחה גם בתפקידים הבאים , חשוב כבר בשלב הקליטה הראשוני.
תוצאה אפשרית
יש פער בין הצורך האמיתי ובין הצורך כפי שנתפס והוגדר על ידי רפרנט כ"א.
2. קליטת דרישת המיון והמיון
*הממיין הראשוני עובד מול דרישות שאינן מתאימות במדויק לציפיות לקוח הקצה המזמין.
* הפרסום אינו משקף נאמנה ובמלואו את צורכי התפקיד וגורם להימנעות מפנייה של מתאימים.
* כתוצאה מכמות פונים גדולה –"מייעלים" העבודה על ידי קביעת תנאי סף מינימאליים, שבחלק גדול מהמקרים מכילים ניסיון . מיון מסוג זה מפיל מלכתחילה בעלי כישורים מתאימים מאוד –שלא עונים להגדרה הפורמאלית של ניסיון.
* הסתמכות ממיין על ניסיון מכילה בתוכה הנחה שעשויה להיות שגויה- שהניסיון חיובי ותורם....בחלק גדול מהמקרים ניסיון ממקום אחד עשוי להיות "מעוות לא יוכל לתקון".. ו/או בלתי מתאים לאקלים ולתרבות הארגונית של הארגון הקולט.
* כתוצאה מעבודה בלחץ של גורם העובד מול מספר ארגונים ולקוחות אין לרוב הממיינים יכולת להכיר את המאפיינים הפנימיים ה"רכים" הבונים סיכוי השתלבות , מאפיינים שבדרך כלל אינם מובאים לידיעתו על ידי מערך כוח האדם הרואה בו גורם חיצוני.
* רוב הממיינים הראשוניים (למעט חברות המתמחות בתחום ספציפי) אינם מכירים את המקצועות אליהם הם ממיינים- כשמנגד, מקצוען בתחום המבוקש אינו רואה בד"כ את כל הפונים ,ונחשף רק "חמישייה האחרונה" .
* העבודה בלחץ מביאה בדרך כלל ל"עבודה טורית" . בוחנים את כל הפונים מול תפקיד ספציפי, ופחות מתייחסים ל"עבודה מקבילית" , היינו בחינת התאמת כישורי הפונה מול מספר תפקידים פנויים.
3. המיון המשני
כללי : המיון משני מורכב בד"כ הן ממיון התנהגותי והן ממיון מקצועי המתבצע על ידי הקולט בפועל שמשלב את הנקלט בעבודה ומנהל אותו בשוטף.
* המנהל המקצועי אמור לעשות את האינטגרציה של הנתונים . הוא לא תמיד יודע "לקרוא" את ההמלצות ההתנהגותיות (ולא בהכרח מדריכים אותו) –ולכן עשויה לעשות אינטגרציה שגויה של הנתונים המקצועיים וההתנהגותיים.
* הממיין המשני, לא מכיר מספיק לעומק את המאפיינים ההתנהגותיים, הניהוליים, החברתיים והמקצועיים של התפקיד וסביבתו הארגונית (במיוחד אם הוא חיצוני) וכתוצאה מכך עשוי לשגות ב :
1. שמוש במבחני הערכה/סימולציות שבודקים רק חלק מהנדרש בתפקיד.
2. אי התאמה בין הקניית החשיבות והעדיפות של ממצאים שונים שעלו בבדיקות ובין העדיפות האמיתית הנדרשת בשטח.
תוצאה אפשרית :
אפשרות לפסילת מועמדים מתאימים יותר – בעיקר באמצעות סילום שגוי של מידת התאמתם.
4. הפניית מועמדים למנהל הקולט :
* בעבר לא רחוק היו "קרבות אגו" בין דרגים מקצועיים במיוחד באם הם בכירים ובין מערך כוח אדם. נראה שהם מתמעטים ויחד עם זאת צריך לבנות תהליך החלטה משתף ונכון המונע תרגום הקרבות לשגיאות .
* למנהל הקולט יש הרבה פעמים צורך בטיפולוגיה של הנקלט –בעיקר לצורך תכנון נכון של שילובו. בחלק ניכר טיפולוגיה זאת אינה חלק ממסמך המטרה של הממיינים וכתוצאה הוא נשאר לבדו עם המשימה.
* העדר טיפולוגיה, מקטין אפשרות תמיכה של מערכי ידע הדרכה וחניכה, בעיקר משום שבמקרים אלו סגנון החניכה והשלוב מותאם להרגלי החונכים ולא בהכרח למאפייני הנחנכים.
תוצאה אפשרית :
*קבלת החלטות מוקדמת מידי לגבי כישלון השתלבות – הגורמת לנבואה שמגשימה עצמה על ידי אבדן קרדיט וירידת נכונות להדריך ולחנוך.
* פנייה להתחלת תהליך מיון חדש – תוך העדר מילוי אפקטיבי של התפקיד ואבדן חודשים יקרים לארגון.
*ירידה כוללת של הנכונות לחנוך ולשלב והקצנת דרישות לאיתור וקליטת "טאלנט" / "כוכב" .. שמתאים בדיוק לנדרש.. אך ברוב המקרים אינו בנמצא .. או שהוא ממש יקר מידי.
חשוב לעבוד חכם!! לעשות את הדברים נכון כבר בפעם הראשונה!! ולשם כך יש להכין : תשתיות מידע, כלי ניהול ותהליכים נכונים, תרבות עבודה של שיתוף איכותי וענייני בין כל הגורמים כולל ספקים "חיצוניים"
················ תפקוד איכותי ומתוכנן שמטרתו שמירה על איכות ואפקטיביות התהליך באמצעות הערכות מקדימה ובאמצעות עבודה מקצועית נכונה בכל שלב הוא משימה אפשרית שהתועלות שלה רבות וברורות
| |
