"העדר הזמן" נראה אמיתי משמע הגורם הניהולי באמת עסוק כל הזמן באלף ואחד פעילויות כי "אין גורם אחר שיעשה את זה" ציטוט של הגורם הניהולי העסוק, או "אני כל הזמן מכבה שריפות" ציטוט של גורם ניהולי אחר, "אני סומך רק על עצמי" "ורק אני יודע לעשות את זה" הם טעונים נוספים שאפשר לשמוע, האם זה חייב להיות כך ?, ננסה להשיב על כך בהמשך המאמר.

בכל עסק מהקטן ועד הגדול מתבצעים מספר רב של פעילויות שונות הנדרשות לתפעול שוטף של העסק, הפעילות בארגון עסקי כוללת פעילויות המצריכות מקצועיות ייחודית לעסק (פתוח, תהליכי ייצור ושרות ייחודיים), פעילויות מקצועיות כלליות מותאמות לענף הפעילות (תפ"י,רכש,לוגיסטיקה,שיווק), פעילויות עזר כלליות.(הנהלת חשבונות,פקידות כללית).

צריך לזכור שהגדרת עסק קטן ובינוני הם שרירותיות, ונקבעו לפי מספר המועסקים, עסק שמונה 11 עובדים מוגדר בינוני (מעל 10) עסק שמונה 9 עובדים מוגדר קטן, להגדרה זו אין שום משמעות לגבי מורכבות העסק לידע ולכישורי הניהול הנדרשים.

אין ספק שחלוקה זו מטעה, יש הבדל בין עסק תעשייתי (כאשר גם בתחום זה יש שוני בתחום הפעילות ובטכנולוגית הייצור) לבין עסק לוגיסטי או נותן שרות, יש חשיבות להרכב שרשרת האספקה (איזה פונקציות משתתפות בשרשרת וחשיבותן ), למבנה שרשרת הערך ( באיזה שלבים נוצר הערך וכמה ,חומר ?, עבודה? ,ידע?) יש משמעות לרוחב קו המוצרים של העסק (בכמה מוצרים העסק מתעסק במקביל ?), בשוק שבו פועל העסק, למבנה התחרות ולכוחות השוק.

ככל שהעסק קטן יותר קטנים מספר גורמי הניהול הפונקציונאלי, עובדה זו מחייבת את גורמי הניהול בעסק לטפל במספר תחומים לעיתים שונים זה מזה באופיים, לעיתים הפעילות הנדרשת מגורם ניהולי אחד היא לטפל במקביל במספר תחומים בו בזמן, מאחר וכל עסק קטן כגדול הוא מערכת ארגונית וככזה כל הפעילויות הנדרשות בעסק קשורות מזינות ומוזנות זו מזו, אי בצוע או דחייה של פעילות נדרשת "תוקעת" את המערכת בנקודת זמן וברמת נזק כזו או אחרת.

פעילויות נדרשות שלא בוצעו בזמן, הופכת לדחופות ובוערות וגורמות לתהליך של ניהול "כיבוי שריפות", תהליך של "כיבוי שריפות" בעסק הוא תהליך של "פאניקה ניהולית", ההחלטות מתקבלות באופן ספונטני, לעיתים סותרות אחת את השנייה תוך הטחת האשמות והשלמה עם הרגשת "אין מה לעשות", הדחוף גובר על החשוב, האנדרלמוסיה שולטת וברור שהעסק משלם על כך מחיר לא קטן, במקרים רבים זוהי שגרת התנהלות כמעט יומית בכל השנה.

פעילות דחופה היא פעילות שאי בצועה עשוי לגרום לעסק נזק כספי ותדמיתי מול לקוחות, ספקים או רשויות, הפעילות הדחופה מצריכה לרוב אנרגיות ויכולת יתר מהמבצע, בשל קוצר הזמן הניתן לבצוע ,ובשל העובדה שלעיתים הדחיפות מערבת בפעילות, גורמים בכירים מתוך העסק או מהצד הנגדי. המשמעות היא שהטיפול בשלב זה צריך להיות שלם מלא ללא אופציית מקצה שיפורים ותיקוני ם. לביצוע פעילות זו נדרשים מהמבצע דיוק,יעילות, אפקטיביות ומיקוד, הפרדוקס הוא שפעילות פשוטה באופייה שהוזנחה עוברת לטיפול גורם בכיר יותר אשר צריך להשקיע מזמנו היקר ולהזניח דברים חשובים יותר לעסק.

בעסקים קטנים לגורמי המפתח אין אף פעם זמן והם תמיד לחוצים, ברוב הזמן עוסקים בדברים השוטפים והדחופים וכמעט ולא משקיעים זמן בחשיבה, בניתוח בעיות ,בתכנון והצבת מטרות לעסק. הניהול בעסקים כאלה הוא לרוב "סדרנות", קרי טיפול בבעיות שאת חלקן ניתן היה למנוע או למזער בתהליכי ניהול.

חלק מהבעיה של "העדר זמן" כרוני כפי שצוין קשור בהעדר מבנה ארגוני פשוט המפרט כפיפות, תחומי אחריות לטיפול ולפקוח והגדרת סמכות, במקרים רבים "כולם עושים הכול", בארגונים קטנים ומשפחתיים, נושא המבנה הארגוני נתפס כבירוקראטי ומיותר ובנוי בעקר על הסמכות הטבעית של המייסד או ראש המשפחה או הבן הבכור.

בעיה נוספת קשורה במבנה והרכב גרעין הניהול בעסק אשר מורכב מבני משפחה וקרובים, לעיתים הרכב זה הוא בעייתי, גם מהפן האנושי וגם מהפן המקצועי, בעסקים משפחתיים לעיתים חלוקת האחריות איננה נכונה ומאוזנת, ומסתמכת על "התחשבנות משפחתית", ושיקולים אמוציונליים. בהעדר תחלופת גורמי ניהול, אין הפריה והכנסת ידע למערכת. יש חשש לספק ידע וסמכויות ונוצרת ריכוזיות בניהול. חלק מגורמי הניהול מהווים צוואר בקבוק מכיוון שהם מעורבים בכל, כך שאינם משקיעים את רוב זמנם בתחומים החשובים לעסק.

מספר צעדים בסיסיים לשיפור המצב

לבחון איזה תהליכים וגורמים הקיימים בעסק מהווים צוואר בקבוק .

לבחון מה מקור "עומס היתר", (יעילות בצוע נמוכה ?, בעיות חוזרות,? העדר ידע? חוסר כ"א ?).

בחינת כלי הניהול הנדרשים לתפעול שוטף לעסק (תוכנות, נהלים,טפסים)

הגדרת גורמי הידע הנדרשים לעסק רמתם וכמותם .

בחינת נפח הפעילות האדמיניסטרטיבית הפשוטה הנדרשת, (לעיתים יש צורך במספר רב של פעילויות אדמיניסטרציה פשוטות וכדי לחסוך במזכירה הנטל נופל על גורמי ניהול).

עבודות פשוטות יש להעביר לעובדים פשוטים, גם אם הדבר כרוך בקליטת עובדים

הגדרת מבנה ארגוני כולל כפיפות, תחומי אחריות וסמכות.

בעסקים הסובלים מבעיית ניהול מומלץ להיעזר בשרותי יועץ לניהול עסקי לבצוע בקרה ניהולית שוטפת בתדירות קבועה.

העמסת גורמי הניהול בפעילויות פשוטות צריכה להיעשות בראייה כלכלית בהתאם ל "יתרון היחסי" של מבצע הפעולות (לא לפי זה שיודע לעשות פעילות מסוימת הכי טוב) אלה לפי "העלות האלטרנטיבית" הנמוכה ביותר לבצוע הפעילות (זה שלא מסוגל לתרום לעסק פעילות בעלת ערך גבוה יותר).